Наши коллеги из Сахалинской области развивают бережливое производство.
Сегодня своим опытом в этом направлении с нами поделилось ГБУ «СШ по
волейболу» г. Южно-Сахалинска.
Первые проекты ГБУ ДО «СШ по волейболу» признаны реализованными
В феврале 2023 года по поручению Министерства спорта Сахалинской области
ГБУ ДО «СШ по волейболу» вступило на путь создания образцового
учреждения регионального уровня в рамках участия в реализации
национального проекта «Эффективный регион» и внедрения технологий
бережливого производства.
С целью выполнения плана мероприятий по созданию образцового учреждения
и обеспечения беспрерывного процесса совершенствования деятельности были
определены проблемы для реализации 10-ти проектов по бережливому
производству, содействие и контроль по которым оказывает Министерство
Сахалинской области по эффективному управлению регионом.
08 и 13 июня 2023 года в ходе заседаний проектного комитета под
председательством заместителя председателя Правительства Сахалинской
области В.В. Аленькова прошли успешную защиту шесть проектов ГБУ ДО «СШ
по волейболу», реализованные в рамках внедрения технологий бережливого
производства:
• «Оптимизация процесса заключения договоров на предоставление
спортивных залов».
Сокращение времени предоставления услуги и, тем самым, повышение
качества ее оказания стали основными задачами данного проекта. Благодаря
исключению бумажного документооборота, внедрению единого рабочего
пространства на виртуальной платформе интранет, разработке стандарта
формы подачи заявки на предоставление спортивных залов и размещению ее в
открытом доступе, удалось сократить потери рабочего времени и трудовых
ресурсов, настроить каналы корпоративных коммуникаций внутри учреждения,
а, самое главное, оптимизировать весь процесс заключения договоров,
упростив его и, тем самым, повысив рентабельность самой услуги по
предоставлению спортивных залов.
• «Оптимизация процесса предоставления услуги «Тренировочное занятие в
тренажерном зале».
Обоснованием выбора данного проекта стала неудовлетворенность
посетителей качеством оказания услуги «Тренировочное занятие в
тренажерном зале», в частности, длительной подготовкой к ее
предоставлению, а также неосведомленность о порядке предоставления
услуги в целом.
Основываясь на отзывах посетителей, посредством проведения сбора
фактических данных и их анализа, в качестве мероприятий по улучшению
были реализованы: установка POS-терминала для приема к оплате платежных
карт и создание QR-кода для безналичной оплаты услуг, размещение
навигационных материалов в учреждении, а также разработка стандарта о
порядке оказания услуги и размещение его в открытом доступе.
Теперь, для осуществления оплаты услуг, у посетителей появилось больше
способов, о которых, благодаря разработке и размещению Порядка оказания
услуги в открытом доступе, они проинформированы заранее. Отчетные
документы подготавливаются сразу же, в соответствии с регламентирующим
документом, наделяющим администраторов правом их подписи, что
сопровождается возможностью, при необходимости, их согласования на
виртуальной корпоративной платформе. Находясь в здании учреждения,
посетители легко ориентируются по навигационным указателям, сокращая,
тем самым, время на поиск нужной раздевалки, тренажерного зала и др.
Таким образом, по итогам реализации данного проекта, информация для
посетителей стала доступнее, время предоставления услуги сократилось, а
количество посетителей, для которых была оказана услуга «тренировочное
занятие в тренажерном зале», увеличилось в два раза.
• «Оптимизация процесса ведения учета спортивной деятельности
обучающихся».
Ведение учета спортивной деятельности обучающихся является одним из
основных процессов, влияющих на показатели эффективности деятельности
учреждения. Основной целью проекта стала оптимизация данного процесса, в
особенности его упрощение и сокращение времени на получение необходимой
информации по запросу, посредством разработки единой формы электронного
учета и систематизации данных, а также создания алгоритмов действий
поиска информации.
Сотрудник учебно-методического отдела легко может получить необходимую
информацию, например, для присвоения/подтверждения спортивных разрядов,
согласно разработанному и утвержденному алгоритму действий, а также
сформировать весь пакет необходимых документов для выполнения запроса
согласно утвержденному Стандарту-перечню.
Актуальность и полнота информации в форме электронного учета
обеспечиваются за счет систематического контроля, который
регламентируется разработанным стандартом «Перечень отчетных документов
по итогам участия в соревнованиях». Исключены потери рабочего времени и
ресурсов, лишние действия.
• «Оптимизация процесса организации соревнований по волейболу».
Тренировочный процесс и организация соревнований – одни из самых
значимых процессов, на которых основывается деятельность учреждения ГБУ
ДО «СШ по волейболу».
Основополагающей задачей данного проекта стала оптимизация процесса
организации соревнований по волейболу за счет сокращения времени и
повышения структурированности подготовительного этапа, улучшения системы
информирования участников, исключения финансовых затрат.
По результатам проведения анализа текущего состояния для решения
основных задач к реализации были приняты следующие мероприятия:
электронная процедура жеребьевки, которая не требует очного участия и
исключает финансовые затраты на заблаговременный приезд команд-участниц;
создание форм-стандартов для составления расписания, шаблонов сводных
таблиц в соответствии с системой проведения соревнований, что
значительно упрощает подготовку к организации спортивного мероприятия;
использование ранее внедренной электронной корпоративной платформы для
оповещения исполнителей, а также разработка и утверждение чек-листа
«План организации и проведения соревнований по волейболу» позволяют
действовать согласно четко прописанному алгоритму, исключают потерю
ресурсов и лишние действия, а также возможные ошибки или пропуск важного
этапа.
Теперь процесс подготовки к организации соревнований имеет четкую
структуру, а, значит, любое спортивное мероприятие будет успешно
реализовано, что станет очередным значимым показателем эффективности
деятельности учреждения.
• «Оптимизация процесса приема документов для поступления в ГБУ ДО «СШ
по волейболу».
Выполнение количественных показателей, установленных государственным
заданием, в том числе, напрямую зависит и от процесса приема документов
для поступления в ГБУ ДО «СШ по волейболу».
Сам процесс должен быть четко структурирован, регламентирован по
времени. Лишние действия, потеря ресурсов, жалобы на отсутствие
информации в открытом доступе должны быть исключены. Именно на решение
этих задач был ориентирован данный проект.
Был разработан и утвержден стандарт «Порядок приема документов для
поступления в ГБУ ДО «СШ по волейболу», включающий в себя чек-лист
необходимых документов. Теперь родители поступающих в свободном доступе
могут подробно ознакомиться со всей необходимой информацией как на
официальном сайте, в социальных пабликах спортивной школы, так и в самом
учреждении, а также действовать согласно четко прописанному алгоритму.
Формы-образцы для заполнения документов позволяют сэкономить время,
исключить ошибки, возвраты на доработку, лишние действия, причем не
только сотрудников учреждения, но и, самое главное, законных
представителей поступающих.
В ходе анализа и ранжирования проблем в зависимости от уровня, на
котором находится их решение, одна из них получила статус региональной.
Так, в связи с введением единого интерфейса официальных сайтов
учреждений, подведомственных Министерству спорта, в рамках реализации
данного проекта пока остается недоступным создание готовой онлайн формы
для подачи документов на поступление. Однако, достижение данного
показателя будет запланировано в дальнейшем, в рамках предложений по
улучшениям, учитывая, что сам образец формы уже имеется в доступе на
сайте ГБУ ДО «СШ по волейболу».
• «Оптимизация процесса подготовки спортивных площадок к
учебно-тренировочным занятиям».
Посредством проведения анализа текущего состояния, была выбрана цель
реализации данного проекта – оптимизировать тренировочный процесс путем
сокращения времени подготовительного этапа, исключения простоя
тренировочных занятий. Данные показатели напрямую влияют на качество
проведения тренировочных занятий в целом.
В рамках проекта организована система хранения спортивного инвентаря по
системе 5С (сортировка, соблюдение порядка, содержание в чистоте,
стандартизация, совершенствование), что позволило значительно сократить
время поиска инвентаря дежурным по спортивному залу. Благодаря
оптимальной организации пространства, удобному размещению и визуализации
расписания тренировочных занятий, а также разработанной форме заявки на
подготовку спортивной площадки, дежурный по залу заранее проинформирован
о необходимых параметрах проведения тренировки. Тренеры не отвлекаются
от тренировочного процесса для того, чтобы запросить недостающий
инвентарь или скорректировать те или иные параметры. Простой
тренировочного занятия исключен, а, значит, качество его проведения
становится на уровень выше.
Каждый проект на базе «Спортивной школы по волейболу» был реализован
посредством внедрения инструментов бережливых технологий, благодаря чему
были оптимизированы такие процессы как ведение учета спортивной
деятельности, оказание услуг юридическим и физическим лицам, организация
спортивных мероприятий, приемная компания по виду спорта «волейбол»,
сдача отчетности.
Сэкономлено рабочее время, исключены затраты, получение услуг стало
удобнее и доступнее, а самое главное, путь к созданию образцового
учреждения «Бережливая спортивная школа» продолжается.